只有把時(shí)間用在“非你不可”的工作上,，你才能真正效率爆棚

云端遛彎

每個(gè)人都有這樣的愿望：一天中能多出幾個(gè)小時(shí),，可惜這是天方夜譚。但是如果你能騰出一部分時(shí)間,，比如用20%的上班時(shí)間來做最重要的工作,，結(jié)果將如何？

過去3年間,，我們一直在研究提高腦力勞動(dòng)者工作效率的方法,，結(jié)果發(fā)現(xiàn)答案異常簡(jiǎn)單：避免次要的工作或?qū)⑵浞峙浣o他人，代之以增值性任務(wù),。研究發(fā)現(xiàn),，腦力勞動(dòng)者在不必要的任務(wù)上耗費(fèi)了大量時(shí)間，而這些任務(wù)幾乎不能帶來任何個(gè)人成就感,，因?yàn)橥�往換作他人也能完全勝任,。

既然如此，人們?yōu)槭裁匆廊粯反瞬黄�,？因�(yàn)闇p輕自己的工作量,，說比做容易。我們都有一種與生俱來的本能,，放不下那些讓我們感覺忙碌并因而帶來成就感的工作,。與此相對(duì)，我們的老板總在不斷努力用更少的人做更多的事,，只要在我們能接受的范圍內(nèi),，他們會(huì)盡可能讓我們承擔(dān)更多責(zé)任。

但我們相信,，這可以改變,。腦力工作者能通過以下方法提高自身工作效率：主動(dòng)思考時(shí)間管理；找出對(duì)自己和組織最重要的工作,；放下或創(chuàng)造性地外包剩下的工作,。

時(shí)間困境的原因對(duì)管理者而言,，腦力勞動(dòng)者可不是省心的對(duì)象。他們的工作內(nèi)容不易觀察（因?yàn)楹芏喽及l(fā)生于頭腦中）,，工作質(zhì)量在考察上常帶有主觀性,。管理者可能懷疑員工的時(shí)間分配效率低，但想診斷問題卻困難重重,，更不要說提供解決方案了,。

為了知道人們?nèi)绾畏峙湟惶斓臅r(shí)間，我們采訪了45位來自8個(gè)行業(yè)的39家公司的美國與歐洲腦力勞動(dòng)者,。我們發(fā)現(xiàn),，即使那些最敬業(yè)、表現(xiàn)最突出的人也會(huì)將大量時(shí)間花在枯燥和毫無附加值的工作上,，例如案頭工作和組織的跨部門管理（比如,，會(huì)見其他部門的同事）。這些工作對(duì)腦力勞動(dòng)者而言,，可產(chǎn)生的個(gè)人益處極少,，對(duì)公司的價(jià)值也極低。

導(dǎo)致這種現(xiàn)象的原因很多,。大部分人都會(huì)被錯(cuò)綜復(fù)雜的職責(zé)纏身,。我們擔(dān)心如果對(duì)一些工作放手不管，會(huì)讓同事和老板失望,。一位研究參與者表示,，“我希望看上去很忙碌、效率很高,；公司非�,？粗赜袌F(tuán)隊(duì)精神的人�,！倍�且在我們��(jì)劃單中,，那些不太重要的任務(wù)并非完全乏善可陳。

任何進(jìn)步,，即使只發(fā)生在細(xì)微環(huán)節(jié)上,，都能讓我們獲得一種更投入、更滿意的感覺,。雖然將開會(huì)視為浪費(fèi)時(shí)間的斥責(zé)之聲眾多,，但這種方式卻為人們提供了彼此交流和合作的機(jī)會(huì)。

組織也應(yīng)對(duì)這種不甚理想的工作效率負(fù)責(zé),。在過去十年間,，削減開支成為主流。像其他人一樣,，腦力勞動(dòng)者也不得不接手一些低價(jià)值的任務(wù),，例如安排出行等。這些任務(wù)會(huì)分散他們做正事的精力,。雖然商業(yè)信心正在逐漸恢復(fù),，但很多公司對(duì)于招聘仍然畏首畏腳，尤其是行政性職位,。

不僅如此,，諸多行業(yè)都面臨著復(fù)雜的監(jiān)管環(huán)境和更嚴(yán)厲的控制體系，這種傾向正愈演愈烈,，導(dǎo)致公司出現(xiàn)一種“厭惡風(fēng)險(xiǎn)”的文化,，擁有豐富經(jīng)驗(yàn)的員工不愿意將工作分配給欠缺經(jīng)驗(yàn)的員工。結(jié)果可想而知,，正如一位研究對(duì)象所述：“我的團(tuán)隊(duì)人手不夠,、技能欠佳，所以我的日程安排有如噩夢(mèng),，各種要開的會(huì)議遠(yuǎn)超過我應(yīng)參加的上限,。”另一位研究對(duì)象說：“將任務(wù)下達(dá)他人后,，對(duì)方的工作能力讓我很犯愁,。”

優(yōu)化時(shí)間的5步流程
我們?cè)O(shè)計(jì)的流程借用了經(jīng)典的進(jìn)度控制練習(xí)（開始,、暫停和繼續(xù)）,，幫助你在每日的工作安排中做出步伐雖小但作用重要的改變。

識(shí)別低價(jià)值任務(wù)
通過我們的自我評(píng)估工具,，在你每天的工作中找出：（1）對(duì)你或公司不太重要的工作,；（2）相對(duì)容易放棄、委派或外包的工作,。我們的研究發(fā)現(xiàn),，腦力勞動(dòng)者至少有1/4的工作同時(shí)屬于以上兩種類型，所以你應(yīng)該努力在每周中找出十小時(shí)此類工作,。

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處理低價(jià)值任務(wù)
你可以將低價(jià)值任務(wù)歸成三類：速斃類（可以立即放手并且不會(huì)帶來負(fù)面效果的任務(wù)）,；可卸載類（無需費(fèi)神就能下達(dá)給他人的任務(wù)）和需重新規(guī)劃類（需要進(jìn)行架構(gòu)重組或大變更的任務(wù)）。研究參與者發(fā)現(xiàn),，這個(gè)方法使他們不得不仔細(xì)反思自己對(duì)組織的真正貢獻(xiàn),。

“我會(huì)退一步問自己當(dāng)初是不是應(yīng)該接手這個(gè)任務(wù)？能不能把它交給下屬,？下屬能否勝任,？”來自法國巴黎銀行（BNP Paribas）的管理者約翰·巴爾謝查（Johann Barchechath）說道：“這樣我能分辨出哪些工作對(duì)銀行或?qū)ξ叶�言具有價(jià)值，哪些工作我們壓根不應(yīng)該勞神,�,！绷硗庖晃粎⑴c者說：“我發(fā)現(xiàn)自己應(yīng)該做的一個(gè)重大改變就是早早地拒絕低價(jià)值任務(wù),，從頭就不參與其中�,！�

卸下包袱
很多參與者對(duì)我們表示,，將工作委派他人一開始往往最難，但最終效果卻很好,。一位參與者說,，他總在不斷擔(dān)心交出去的工作結(jié)果會(huì)怎樣，另一位則說他的問題是總忘記“督促,、鼓勵(lì)和跟蹤”,。巴爾謝查說：“我發(fā)現(xiàn)委托工作在時(shí)間上很有藝術(shù)性，人們有時(shí)可能會(huì)過早地轉(zhuǎn)交他們的工作,�,！�

大部分參與者最終都克服了這些障礙。在他們將2%-20%的工作委派他人后,，團(tuán)隊(duì)和個(gè)人成績(jī)未見任何下滑,。“我一開始高估了下屬的能力,，但慢慢地,，進(jìn)展變得越來越順利，即使任務(wù)只完成了一部分也能讓我非常振奮,�,！卑蜖栔x查說。這樣做的額外好處是級(jí)別較低的員工能獲得更多的參與機(jī)會(huì),。

規(guī)劃省出的時(shí)間
這樣做是為了保證你做事迅速而且成效突出,。因此，接下來你需要找出能夠最大程度優(yōu)化省出時(shí)間的方法,。寫下兩到三件你應(yīng)做但未做的事,，記到本子上，并評(píng)估你在時(shí)間利用上是否能更加高效,。

通過以上方法,，一些研究參與者表示現(xiàn)在可以提前下班，享受與家人的相聚時(shí)光了,。這不僅讓他們變得更快樂,，而且可以提高第二天的工作效率。不幸的是,，另一些參與者表示,，他們省出的時(shí)間很快就被一些意外情況侵占。

堅(jiān)持計(jì)劃
雖然我們提出的計(jì)劃是一個(gè)完全自我指導(dǎo)的過程,，但把它分享給你的老板,、同事或?qū)�師同樣非常重��,。你�?yīng)該告訴他們你放棄了哪些任務(wù)和放棄的原因，另外最好隔幾周就與他們分享下你的收獲,。如果不這么做,，你很容易倒退到最初的狀態(tài)，重犯以前的壞習(xí)慣,。很多研究參與者發(fā)現(xiàn)他們的管理者非常支持自己。

改變非易事
我們提出的這個(gè)干預(yù)方法基本不需要付出任何努力或依靠管理層指令,，就可以在很大程度上提高腦力勞動(dòng)者的工作效率,。當(dāng)然，這種改變并非易事,。但所有參與者都認(rèn)為這種練習(xí)是一種有效的“強(qiáng)制機(jī)制”,，幫助他們成為更更高效、更投入的管理者,。

你不需要對(duì)組織,、工作流程或商業(yè)模式做出任何改變和改革，就能像他們一樣,。你惟一要做的是提出正確的問題,，并用行動(dòng)做出正確的回答。畢竟,，作為一名腦力勞動(dòng)者,，頭腦判斷力不正是你的強(qiáng)項(xiàng)嗎？

作者：朱利安·伯金肖（Julian Birkinshaw）喬丹·科恩（Jordan Cohen）
文章來源：哈佛商業(yè)評(píng)論

皇帝的馬甲

一篇好文,，很受啟發(fā)

manmantyl

感覺做到挺難,。

buwangcz

很受啟發(fā)，點(diǎn)贊,！

月落天涯海角

做有價(jià)值的事情,。